Để xây dựng một nền tảng vận hành hiệu quả

Hoạt động tín dụng chiếm một tỷ trọng rất lớn (thường lên tới 70% hoặc cao hơn) trong cơ cấu thu nhập của hầu hết các ngân hàng Việt Nam, và nghiệp vụ tín dụng là một trong những quy trình phức tạp nhất của ngân hàng. Vì tính chất rủi ro tiềm ẩn, hàng loạt các quy định của cơ quan quản lý nhà nước và các quy trình nội bộ ràng buộc nhằm mục đích kiểm soát ngăn ngừa rủi ro tín dụng. Tương ứng với nó là cơ cấu nhân sự tham gia vào hoạt động tín dụng thường là hàng ngàn nhân viên tương tác trên địa bàn trải rộng từ đơn vị kinh doanh tới Hội sở.

Hầu hết các mô hình tín dụng truyền thống đều thiết kế quy trình lấy chuyên viên bán hàng hay chuyên viên quan hệ khách hàng làm trung tâm, tuy nhiên lại không trao cho họ những công cụ và quy trình đủ mạnh để kết nối các hoạt động khác nhau. Nhân viên bán hàng dành phần rất lớn thời gian của họ cho những công việc mang tính chất thủ tục, hệ quả là thời gian kinh doanh, gặp gỡ khách hàng, tìm kiếm cơ hội mới… sẽ bị giảm đi. Ngân hàng cần một công cụ liền mạch kết nối giữa việc theo dõi các khách hàng, cơ hội bán hàng, tới việc hỗ trợ khách hàng xây dựng bộ hồ sơ tín dụng; có khả năng ra quyết định kinh doanh nhanh chóng; kiểm soát các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ; kiểm soát cam kết giữa các bộ phận; cắt giảm các loại hồ sơ giấy tờ truyền thống nhưng vẫn đảm bảo an toàn tuân thủ của hoạt động tín dụng.

Những vấn đề ngân hàng gặp phải khi không có LOS

Các vấn đề mà Ngân hàng gặp phải khi chưa có hệ thống LOS nói riêng và hệ thống thông tin tín dụng đầy đủ nói chung:

Những bộ phận khác nhau đưa ra câu trả lời khác nhau cho khách hàng hoặc Ban điều hành

• Nguyên nhân: họ khai thác thông tin từ những cơ sở dữ liệu khác nhau, không đồng bộ nhất quán

Thông tin cần thiết ra quyết định không phải lúc nào cũng có sẵn, phải chờ tổng hợp từ các chi nhánh

• Nguyên nhân: dữ liệu đã được lưu trữ trên các hệ thống chỉ thể hiện một phần của quy trình tín dụng truyền thống. Các dữ liệu khác thể hiện dưới dạng tài liệu phi cấu trúc, chưa được gắn liền vào phần mềm và cơ sở dữ liệu tín dụng

Các quy trình nghiệp vụ giống nhau sử dụng cách thức hoặc hệ thống khác nhau tại các chi nhánh khác nhau

• Nguyên nhân: Quy trình được thiết kế và ban hành trên cơ sở hoạt động trao đổi thủ công, các đơn vị khác nhau sáng tạo ra các cách thức kết hợp với một vài công cụ/hệ thống khác nhau

Lấy dữ liệu từ hệ thống ra xử lý thủ công và nhập lại vào hệ thống khác

• Nguyên nhân: các hệ thống được đầu tư không đồng bộ, không tích hợp dữ liệu đầy đủ

Đáp ứng báo cáo và tuân thủ luôn là vấn đề tốn nguồn lực

• Nguyên nhân: dữ liệu tín dụng không được tổ chức khoa học không đáp ứng cho nhu cầu hiện tại cũng như không sẵn sàng đáp ứng cho các đòi hòi của tương lai

Mỗi đề xuất chiến lược phải bắt đầu từ việc phụ thuộc vào hạn chế của hệ thống công nghệ

• Nguyên nhân: hệ thống thông tin không có kiến trúc tổng thể, phát triển một cách không có quy hoạch mở rộng, dùng để đáp ứng các yêu cầu hàng ngày nhưng không tính đến chiến lước kinh doanh dài hạn

Từ những thách thức, vấn đề tồn tại nêu trên, việc đầu tư một hệ thống LOS là hết sức cần thiết và phải được thực hiện bài bản để có thể giải quyết được các tồn tại và mang lại hiệu quả cao nhất.

Đầu tư một hệ thống LOS cần có những gì?

Module phê duyệt tín dụng (LOS)

• Quản lý hồ sơ khách hàng, bao gồm cả các khách hàng đã từng bị từ chối cho vay trong quá khứ, khách hàng trong danh sách cấm hoặc hạn chế cấp, lịch sử tín dụng của khách hàng và các khách hàng liên quan
• Đề xuất cấp tín dụng: Lưu trữ và luân chuyển thông tin tín dụng từ lúc khởi tạo đề xuất cho tới khi được phê duyệt và giám sát tuân thủ sau cho vay trên bộ hồ sơ đề xuất. Hệ thống cũng bao gồm lưu trữ tài liệu, các điều kiện điều khoản cho vay, thông tin tài sản bảo đảm và nguồn trả nợ cho đề xuất cấp tín dụng đó
• Luồng công việc: Một module thiết kế và điều khiển quy trình (gọi là BPM – Business Process Management) nhằm điều hướng hồ sơ và phân công đúng người, đúng việc, đúng cam kết tiến độ, đúng năng lực xử lý.

Module hỗ trợ tín dụng (LMS)

• Ký kết hợp đồng & pháp lý chứng từ: Hỗ trợ các hoạt động theo dõi thủ tục hồ sơ và quy trình sau khi phê duyệt hạn mức, kích hoạt hạn mức tín dụng sau khi hoàn tất các thủ tục ký kết hợp đồng và nhận tài sản đảm bảo.
• Kiểm soát giải ngân: hỗ trợ giải ngân hoặc phát hành bảo lãnh, phát hành L/C (gọi chung là hoạt động giải ngân) một lần hoặc nhiều lần trên 1 hồ sơ tín dụng đã được phê duyệt
• Quản lý tài sản: quản lý thông tin và vòng đời đầy đủ của các tài sản bảo đảm từ thời điểm được định giá và trình trong hồ sơ tín dụng, được phê duyệt, nhập kho vào Ngân hàng cho tới khi giải chấp tài sản
• Module Kiểm soát sau vay: giám sát tuân thủ các điều khoản điều kiện mà khách hàng đã cam kết tại thời điểm ký hợp đồng tín dụng.

Module Xử lý nợ

Quản lý các hồ sơ xử lý nợ, quản lý các luồng phê duyệt tờ trình phương án, công việc cần thực hiện của từng biện pháp xử lý nợ

Các module hỗ trợ

• Module định giá tài sản
• Module xếp hạng tín dụng
• Quản lý tài liệu tập trung: Tài liệu gắn kèm theo các quy trình tín dụng cần phải được tổ chức sắp xếp khoa học nhằm khả năng tra cứu và tái sử dụng nhiều lần trong các đề xuất vay vốn khác nhau, cũng như việc kiểm tra giám sát sau cho vay. Để thực hiện việc này, hệ thống LOS phải đi kèm với một module quản lý nội dung ECM (Enterprise Content Management) dùng để lưu trữ, phân loại hồ sơ, đánh dấu chỉ mục tìm kiếm (indexing), có thể kèm theo chức năng nhận dạng số liệu (OCR) đối với các tài liệu hình ảnh, bản scan.

Việc đầu tư một hệ thống LOS nói riêng và một hệ sinh thái quản trị tín dụng đầy đủ nói chung là yêu cầu cấp thiết đối với việc đảm bảo hoạt động tín dụng của Ngân hàng, hướng đến mục tiêu vừa mềm dẻo linh hoạt đáp ứng kinh doanh, vừa được kiểm soát chặt chẽ đáp ứng các yêu cầu quản trị rủi ro.