Bài viết này được viết nhằm giúp cho các chuyên gia nghiệp vụ và công nghệ cân nhắc các yếu tố chủ chốt khi chọn lựa một giải pháp quản trị tín dụng phù hợp với nhu cầu của các Ngân hàng Việt Nam. Việc lựa chọn được thực hiện trên cơ sở cân nhắc những tính năng gì là quan trọng nhất, đáp ứng những nhu cầu cấp bách nhất của Ngân hàng, nhằm tối ưu hóa chi phí đầu tư giải pháp cũng như xây dựng một lộ trình triển khai phù hợp với định hướng đầu tư và số hóa của Ngân hàng.

Phần 1: Các mục tiêu nghiệp vụ

1. Kiểm soát quy trình

Trong một Ngân hàng, qua thời gian nhiều năm hoạt động có tới hàng ngàn quy trình khác nhau nằm rải rác trong các văn bản quy định hướng dẫn. Làm thế nào để đảm bảo một chuyên viên quan hệ khách hàng, quản lý tín dụng mới làm đúng ngay từ đầu khi gia nhập, nhất quán với một nhân viên có hàng chục năm kinh nghiệm làm việc tại Ngân hàng?

Các phần mềm LOS đều nhấn mạnh khả năng đáp ứng mục tiêu này, nhưng cách thức thực hiện khác nhau:

Nhóm 1: Các ứng dụng được viết đặc thù theo kinh nghiệm quản trị nhiều chục năm hoặc hàng trăm năm của các ngân hàng nước ngoài. Đối với nhóm này, phần mềm không có module định nghĩa luồng công việc (workflow) linh hoạt mà được nhúng thẳng vào trong quá trình phát triển phần mềm.

Nhóm 2: Các ứng dụng được xây dựng dựa trên các sản phẩm Workflow Management (hay còn gọi là Business Process Management - BPM). Các giải pháp này cho phép khách hàng có thể sửa đổi quy trình trong tương lai hoặc tái sử dụng các đoạn của quy trình (sub-process) cho các quy trình mới.

Ưu điểm của các giải pháp nhóm 1 là có thể học hỏi được các quy trình đã chuẩn hóa của nước ngoài nhưng khả năng tùy biến tương đối thấp. Mặc dù những giải pháp này có thể linh hoạt được những tham số như thẩm quyền phán quyết tín dụng, cho phép xác định quyền của Hội sở hay Chi nhánh, có cho phép trình hồ sơ vượt cấp hay không, khi trả lại hồ sơ thì trả cho cấp trước đó hay trả về cho người khởi tạo hồ sơ… Tuy nhiên, khi xử lý những đặc thù về quy trình cấp tín dụng tại hầu hết NHTM Việt Nam thì các phần mềm này sẽ tỏ ra kém linh hoạt, phải sửa đổi nhiều ứng dụng để có thể đáp ứng yêu cầu.

Với tiêu chí này, các ứng dụng nhóm 2 tỏ ra ưu thế hơn hẳn. Module BPM cho phép bộ phận thiết kế quy trình có thể sử dụng các công cụ kéo-thả để vẽ quy trình và các quy tắc rẽ nhánh rất linh hoạt tùy theo nhiều điều kiện dữ liệu.

Giải pháp iLendingPro của iSTS được xây dựng trên cơ sở phần mềm Oracle BPM nằm trong top các phần mềm BPM hàng đầu thế giới, thuộc về nhóm 2.

2. Thẩm quyền phán quyết hay ma trận phê duyệt

Tự động xác định thẩm quyền phán quyết là một tính năng không thể thiếu của các phần mềm LOS. Hầu như các phần mềm đều tuyên bố đáp ứng khá tốt yêu cầu này. Tuy nhiên để đánh giá kỹ một phần mềm, các chuyên gia chọn lựa sản phẩm cần kiểm tra tính năng của giải pháp thông qua một số phép thử sau đây:

• Cùng một cấp bậc quản lý, nhưng có linh hoạt được thẩm quyền phán quyết khác nhau không?
• Cùng một cấp bậc, nhưng các sản phẩm khác nhau thì có thẩm quyền khác nhau không?
• Cùng cấp bậc, cùng sản phẩm, nhưng các chi nhánh khác nhau có thẩm quyền khác nhau không?
• Cùng cấp bậc, sản phẩm, chi nhánh nhưng nhóm khách hàng khác nhau hoặc xếp hạng tín dụng khác nhau thì thẩm quyền khác nhau không?
• Cùng tất cả các tiêu chí trên, nhưng bảo đảm bằng các tài sản có mức độ rủi ro khác nhau thì thẩm quyền khác nhau không?

Những phần mềm thuộc nhóm 2 nêu trên thường làm chưa tốt tính năng này. Họ quá coi trọng vào tính linh hoạt của thiết kế quy trình nhưng lại không hiểu rõ đặc thù phức tạp của nghiệp vụ tín dụng. Trong nhiều trường hợp, họ phải khắc phục bằng cách tách ra rất nhiều quy trình cho nhiều sản phẩm khác nhau. Do đó số lượng quy trình nhanh chóng tăng lên nhưng lại thiếu khả năng hỗ trợ người dùng trong việc chọn quy trình phù hợp cho một hồ sơ tín dụng cụ thể.

Giải pháp iLendingPro của iSTS mặc dù thuộc nhóm 2, nhưng đã giải quyết vấn đề này trọn vẹn thông qua tính năng ma trận phê duyệt đa chiều, ví dụ sản phẩm, cơ cấu tổ chức, phân nhóm khách hàng, tài sản bảo đảm,… đồng thời vẫn đáp ứng linh hoạt về quy trình với nền tảng Oracle BPM. Chỉ cần một quy trình tổng quát, nhưng kết hợp với các tham số của ma trận sẽ tạo ra vô số các biến thể linh hoạt của các sản phẩm khác nhau.

3. Kiểm soát tuân thủ quy định

Mặc dù phần mềm đã giúp được các nhân viên làm đúng các bước của quy trình tín dụng, nhưng làm thế nào để kiểm soát được mỗi bước của quy trình, các cấp đề xuất/thẩm định/phê duyệt phải hoàn thành những công việc gì? Khách hàng phải hoàn thiện những tài liệu pháp lý nào, phải cam kết những điều khoản điều kiện tín dụng nào? Tài sản bảo đảm phải được chứng minh bằng giấy tờ nào?

Các phần mềm LOS giải quyết vấn đề này thông qua các tính năng:

• Document checklist: dùng để định nghĩa danh mục các tài liệu phải hoàn thiện tại từng bước của quy trình
• Terms & Conditions: Quy định các điều khoản điều kiện cho vay

Mức độ ưu việt của các phần mềm đối với tính năng này dựa trên các tiêu chí cơ bản

• Danh mục tài liệu, điều kiện có phân biệt được theo các sản phẩm khác nhau, loại khách hàng khác nhau, hay phân nhóm tài sản khác nhau có thể khác nhau hay không?
• Có cho phép có ngoại lệ về điều kiện hay tài liệu hay không?
• Có cho phép nhắc nhở, giám sát tuân thủ các điều khoản điều kiện sau cho vay hay không?

4. Kiểm soát tiến độ và điều phối công việc

Nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ và cam kết tiến độ với khách hàng, bản thân nội bộ Ngân hàng phải kiểm soát tiến độ xử lý công việc của từng nhân viên. Tại một thời điểm bất kỳ, người quản lý phải theo dõi được tiến độ công việc của từng hồ sơ tín dụng, có bao nhiêu hồ sơ đang tồn đọng tại mỗi cấp, tồn đọng trong bao lâu?

Ngoài ra một tính năng không phải phần mềm nào cũng làm tốt như nhau là khả năng điều phối công việc một cách thông minh. Các phần mềm tốt cho phép định nghĩa linh hoạt nhiều quy tắc điều phối công việc: điều phối thủ công; điều phối theo sản phẩm tín dụng, địa bàn, ĐVKD hoặc kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau; điều phối dựa theo số lượng hồ sơ đang tồn đọng hoặc năng suất lao động của chuyên viên,…

5 Số hóa tài liệu và quản trị tri thức

Một trong những yếu tố chủ chốt trong quá trình hiện đại hóa quy trình tín dụng là việc chuyển đổi phê duyệt hồ sơ thủ công dựa trên giấy tờ sang phê duyệt trên máy với các tài liệu số hóa bằng hình ảnh, bản mềm. Các phần mềm đều cho phép đính kèm (attach) các tài liệu bản mềm bằng cách upload các file scan, file mềm vào hồ sơ tín dụng. Tuy nhiên sự khác biệt ở chỗ:

• Một số giải pháp gắn chặt tài liệu với mỗi hồ sơ tín dụng và quy trình tương ứng, lưu trữ cùng với hồ sơ đó. Với những giải pháp này, mỗi lần khởi tạo một hồ sơ mới phải attach lại các tài liệu, trong đó nhiều tài liệu đã trùng lắp cho cùng một khách hàng. Một yếu tố quan trọng nữa là sự trùng lắp này nhanh chóng làm dư thừa dữ liệu trên hệ thống, chi phí để đầu tư thiết bị lưu trữ làm tăng đáng kể chi phí vận hành.
• Những giải pháp giải quyết tốt vấn đề này phải quản lý tài liệu độc lập với quy trình tín dụng, chỉ liên kết với nhau thông qua mã tài liệu (Document ID). Một hồ sơ tín dụng có thể khởi tạo mới hoặc tái sử dụng nhiều DOCID từ khách hàng hoặc tài sản đảm bảo trước đó.
• Nhiều giải pháp không quan tâm đến tổ chức tài liệu sau khi hoàn thành phê duyệt tín dụng, không có khả năng tìm kiếm lại tài liệu theo nội dung, theo hồ sơ, tên khách hàng, mã chi nhánh, tên tài sản liên quan… Quản lý nội dung phi cấu trúc, hay tri thức của mỗi doanh nghiệp chính là điểm mạnh để tăng năng suất lao động và phát triển bền vững của doanh nghiệp đó.

Giải pháp iLendingPro của iSTS tách biệt công tác lưu trữ hồ sơ tín dụng ra khỏi quy trình tín dụng, bằng cách cho phép Ngân hàng chọn lựa một giải pháp quản trị tài liệu bất kỳ từ nhà cung cấp khác (mặc dù iLendingPro cũng đi kèm một module quản trị tài liệu ECM). Ngân hàng sẽ lựa chọn được thế mạnh về giải pháp quản trị nội dung từ một giải pháp khác phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách đầu tư.

6. Kiểm soát giới hạn tín dụng

Các phần mềm thuộc nhóm workflow-based thường ít chú trọng đến chuyên môn tín dụng nên tính năng này thường chưa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ. Các điểm quan trọng để đánh giá mức độ đáp ứng của một phần mềm LOS về tính năng này như sau:

• Khả năng kiểm soát giới hạn tín dụng cho khách hàng và nhóm khách hàng liên quan theo quy định của Ngân hàng Nhà nước
• Khả năng kiểm soát các giới hạn tín dụng trước core banking, ngay từ khi trình hồ sơ tín dụng hoặc hồ sơ giải ngân
• Có cơ chế tạm khóa và và tự động khôi phục khi một hồ sơ bị từ chối
• Khả năng kiểm soát giới hạn tín dụng cho một gói sản phẩm hay một chương trình cho vay
• Khả năng kiểm soát giới hạn theo bất kỳ quy định nào của ngân hàng

iLendingPro xác định kiểm soát giới hạn tín dụng là một tính năng quan trọng của hoạt động ngân hàng nên đã thiết kế riêng một module độc lập cho phép kiểm soát giới hạn tín dụng theo các quy định của NHNN nói chung và từng ngân hàng nói riêng.

7. Đơn giản hóa quá trình đăng ký hồ sơ vay cho khách hàng

Một số phần mềm nhấn mạnh tới các tính năng tiện lợi cho khách hàng bao gồm:

• Cho phép điền form đăng ký vay vốn trên website/mobile app của Ngân hàng và sau đó chuyển sang LOS
• Cho phép thiết kế form điện tử (e-form, tương tự như Adobe PDF form) và gửi cho khách hàng điền thông tin, sau đó gửi lại cho Ngân hàng. LOS tự động chiết xuất các trường thông tin từ form sau đó import vào hệ thống để bắt đầu quy trình
• Cho phép nhận dạng số liệu (OCR) từ các dạng mẫu viết tay scan vào hệ thống, sau đó đọc các trường dữ liệu chuyển vào để bắt đầu quy trình tín dụng

Những tính năng này hoàn toàn có thể bổ sung vào hệ thống theo cách thức sau:

• Việc điền form trên web và interface với LOS thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp phần mềm website/mobile app
• Việc thiết kế form điện tử có thể thực hiện bên ngoài bằng các phần mềm như Adobe PDF, sau đó tách số liệu trước khi và import vào LOS
• Việc nhận dạng số liệu, các phần mềm chuyên biệt về OCR đang thực hiện rất tốt và thường xuyên cải tiến mức độ chính xác, LOS chỉ cần là nơi cung cấp thông tin đầu vào cho các phần mềm đó xử lý và nhận lại kết quả

8. Tích hợp LOS với các hệ thống khác của Ngân hàng

Lo lắng rất lớn cho những người làm dự án LOS khi đánh giá một giải pháp là khả năng tích hợp giữa hệ thống LOS và các hệ thống khác của Ngân hàng, bao gồm các hệ thống sẵn có và cả các hệ thống sẽ triển khai trong tương lai:

• Phần mềm LOS có thể xử lý STP để không phải nhập liệu lại vào core banking hay không, mức độ tự động hóa như thế nào?
• LOS có tự động chiết xuất các thông tin từ Core banking, CIC, CRM trong quá trình phê duyệt tín dụng hay không?
• Trước đây ngân hàng quản lý toàn bộ khách hàng, tài sản bảo đảm, hạn mức trong core banking, nay chuyển sang phần mềm LOS này có làm tăng khối lượng công việc của các nhân viên hay không, có bị trùng lắp hay không?
• Nhập liệu hồ sơ giữa LOS, core banking, chấm điểm tín dụng, định giá tài sản có bị trùng lắp lên nhau không?
• Khách hàng trả nợ một phần, hạn mức có được cập nhật ngược lại về LOS hay không?

Những lo lắng này là hoàn toàn chính đáng và cần xem xét kỹ, yêu cầu các nhà thầu đưa ra giải pháp cụ thể cho việc tích hợp giữa các hệ thống.

9. Quản lý tài sản bảo đảm

Các Ngân hàng nên đánh giá cẩn trọng module này trên cơ sở các điểm quan trọng sau đây:

• Khả năng phân loại tài sản linh hoạt: Động sản và bất động sản, trong bất động sản có nhà xưởng, quyền sử dụng đất đai và quyền sở hữu tài sản trên đất… Mỗi loại tài sản bảo đảm có những thuộc tính và tỷ lệ cho vay tối đa khác nhau
• Thời gian cần định giá lại định kỳ các loại tài sản khác nhau là khác nhau. Hệ thống phải có khả năng nhắc nhở những người quản trị khi nào phải định giá lại tài sản
• Khả năng theo dõi bảo hiểm tài sản
• Khả năng kết nối với phần mềm của các hãng thứ ba hoặc các công ty định giá độc lập về định giá tài sản
• Khả năng quản lý tài sản đồng sở hữu
• Nhiều tài sản tham gia đảm bảo một hợp đồng tín dụng, nhiều hợp đồng tín dụng dùng chung một tài sản bảo đảm
• Quản lý đầy đủ vòng đời của tài sản (phê duyệt, bàn giao, định giá lại, giải chấp tài sản)

10. Giám sát tuân thủ sau cho vay

Nhiều phần mềm không có module này. Kết thúc quá trình phê duyệt và đẩy được hồ sơ vào core banking là kết thúc nhiệm vụ của LOS. Tuy nhiên công tác kiểm soát rủi ro sau cho vay cũng quan trọng không kém quy trình phê duyệt tín dụng. Phần mềm phải tiếp tục giám sát các điều khoản điều kiện mà khách hàng đã cam kết lúc ký hợp đồng, có tiếp tục được khách hàng tuân thủ hay không, các nhân viên của ngân hàng phải có nhiệm vụ nhắc nhở khách hàng tuân thủ đúng.

Phần mềm cũng phải theo dõi liên tục được lịch sử tuân thủ của từng hợp đồng hay từng khách hàng theo thời gian, bao nhiêu lần tuân thủ và không tuân thủ, lưu trữ các tài liệu bằng chứng cho lần kiểm toán tuân thủ đó.

11. Quản lý, khai thác và phân tích thông tin

Thông tin nhập liệu đầu vào là cơ sở để quá trình phân tích kinh doanh, hay còn gọi là kinh doanh thông minh. Nhiều phần mềm core banking chỉ chú trọng giải quyết các công việc xử lý giao dịch, thanh toán, trả lãi, thu hồi nợ, chuyển nhóm nợ, còn lại các công tác tổ chức nhập liệu để phân tích kinh doanh không được chú trọng.

Các ngân hàng dánh giá tiêu chí này không nên dựa vào danh mục những báo cáo mà phần mềm tuyên bố có sẵn. Phát triển một báo cáo bất kỳ là công việc tùy biến lúc triển khai. Quan trọng là cách thức tổ chức thông tin thông minh và đầy đủ. Giải pháp cần đưa được cái nhìn một thế giới thực đa chiều vào phần mềm thông qua quan hệ một-nhiều ở khắp mọi nơi có thể áp dụng được.

Giải pháp iLendingPro khác biệt với hầu hết các giải pháp khác ở mô hình tổ chức sản phẩm có tính kế thừa. Trong bối cảnh các Ngân hàng cạnh tranh gay gắt, việc ra đời một sản phẩm mới phải nhanh chóng bằng cách thừa kế từ những sản phẩm cũ, ngoài ra có thể tùy biến ở các đặc tính khác biệt, các yêu cầu khác biệt. Trong giải pháp, các cán bộ quản lý chỉ việc khai báo sản phẩm con thừa kế từ một sản phẩm mẹ, bổ sung thêm các thông tin khác biệt là có thể nhanh chóng đưa sản phẩm vào kinh doanh.

Mô hình mẹ-con, một-nhiều được áp dụng khắp mọi nơi trong giải pháp iLendingpro: sản phẩm, ngành nghề kinh doanh, tổ chức tài sản đảm bảo, tổ chức kho hàng và quản lý giấy tờ có giá,... sẽ giúp ngân hàng quản lý được các mối quan hệ dữ liệu phức tạp, bao gồm và không giới hạn:

• Một khách hàng có nhiều hồ sơ tín dụng tại nhiều chi nhánh khác nhau
• Một hồ sơ tín dụng được duyệt có nhiều lần giải ngân
• Một hồ sơ tín dụng được đảm bảo từ nhiều tài sản bảo đảm (TSBĐ) với tỷ lệ đóng góp khác nhau
• Một hồ sơ tín dụng được kiểm soát bởi nhiều giới hạn tín dụng khác nhau tùy thuộc phân nhóm khách hàng, ngành nghề kinh doanh, sản phẩm
• Một tài sản bảo đảm có thể tham gia nhiều hồ sơ tín dụng khác nhau
• Một TSBĐ thuộc quyền sở hữu của nhiều khách hàng khác nhau
• Một khách hàng liên quan đến nhiều khách hàng khác, có quan hệ tín dụng ở nhiều tổ chức khác nhau
• Một khách hàng tham gia vào nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau, là thành viên của nhiều nhóm khách hàng khác nhau, việc vay vốn sẽ bị kiểm soát bởi giới hạn tín dụng của nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau.

Còn tiếp...