Q: Ngân hàng tôi đang triển khai hai dự án lớn là ECM và SOA/BPM. Anh có thể chia sẻ quan điểm của anh về tác động của các dự án này tới hoạt động của ngân hàng thế nào?

Đáp: Triển khai ECM và BPM không đơn thuần chỉ là áp dụng công nghệ mới mà nó sẽ tác động sâu rộng đến hoạt động của doanh nghiệp, từ cơ cấu tổ chức và thậm chí tới văn hóa doanh nghiệp

Các chuyên gia chiến lược quản lý phân loại thay đổi thành 4 nhóm

• Thay đổi cơ cấu tổ chức
• Thay đổi quy trình
• Thay đổi văn hóa
• Cắt giảm chi phí

Việc triển khai triệt để ECM và BPM sẽ làm thay đổi cả 4 loại trên như phân tích dưới đây

• Một ví dụ là ECM có thể làm biến mất bộ phận văn thư lưu trữ (như trước đây Microsoft Office và kỷ nguyên PC đã làm biến mất bộ phận đánh máy). Sẽ không còn cần thiết phải có bộ phận tiếp nhận tờ trình, chuyển các ý kiến phê duyệt của lãnh đạo tới các phòng ban, fax đi hay lưu trữ công văn đi/đến. Sẽ đến một ngày, các máy fax sẽ chẳng còn giá trị gì nữa, mọi công việc trao đổi thông qua các kênh điện tử đã được xác thực và công nhận rộng rãi chữ ký số.
• Thay đổi quy trình sẽ diễn ra hết sức mạnh mẽ, nhiều quy trình trước đây có 10 bước thì nay rút lại chỉ còn 3 bước. Đặc biệt là những bước liên quan đến photocopy, scan, công chứng sao y bản chính, phát chuyển nhanh các bản gốc tài liệu, biên bản giao nhận tài liệu quan trọng sẽ không còn nữa. ECM sẽ là một kho thông tin tập trung tin cậy được cấp phép và truy cập trên toàn doanh nghiệp, có giá trị pháp lý tương đương bản chính.
• Thay đổi văn hóa: gần như luôn luôn diễn ra cùng với sự thay đổi mối quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên. Bởi vì mối quan hệ được xây dựng dựa trên sự tương tác cá nhân, dựa trên mọi người liên lạc và tương tác với các đồng nghiệp khác và cấp trên thế nào sẽ tạo dựng nên văn hóa. Sự cộng tác trước đây diễn ra qua các luồng email, nay sẽ chuyển sang các không gian làm việc ảo (virtual workspace) dành cho từng team work, từng project mà thậm chí các nhân viên của dự án nằm cách xa nhau cả ngàn km, chưa bao giờ gặp mặt nhau bên ngoài. Các workflow sẽ làm sinh ra các phương thức điện tử trình bẩm phê duyệt mới, có thể làm vai trò của một vài cá nhân hay bộ phận sẽ bị lu mờ hoặc làm tăng ảnh hưởng trong các quy trình điện tử.
• BPM và ECM nếu được triển khai đúng đắn sẽ làm cắt giảm nhân sự đáng kể (cá nhân người viết tin là sẽ giảm tới 20% nhân sự - nhất là khu vực các nhân sự làm theo simple routine), và làm tăng hiệu năng hoạt động lên ít nhất 30%. Một ví dụ điển hình là các Ngân hàng cam kết giải ngân tín dụng cá nhân trong vòng 24h-48h – so với thông lệ là 1 tuần. Điều này chỉ có thể thực hiện với sự hỗ trợ của phần mềm Loan Orgination System